Zaman Yönetimi Matrisi: Zamanınızı En İyi Şekilde Kullanmak

Planlar hiçbir şey değildir; planlama her şeydir. ' - Başkan Dwight D. Eisenhower

Kaynak: rawpixel.com

Her gün 24 saatiniz oluyor ve uzmanlar size bunlardan 8'ini uyuyarak geçirmeniz gerektiğini söylüyor. Bu, yapılması gereken her şeyi halletmek için 16 saat kalıyor. Öyleyse, neden her zaman bir günde ASLA yeterince saat varmış gibi görünüyor? Bu ikilemin cevabı, zamanınızı nasıl yönettiğinizde yatıyor. Denenmiş ve kanıtlanmış, ancak kullanabileceğiniz basit bir strateji, zaman yönetimi matrisidir. Sorumluluklarınızı öncelik sırasına koymanıza yardımcı olmak için tasarlanmıştır, böylece mümkün olduğunca az stresle hepsini atlatabilirsiniz.

kan hakkında rüya

Ancak, zaman yönetimi matrisi sihirli bir düğme değildir. Gününüze daha fazla saat eklemeyecek veya size boş zamanınız ile işlerinizi tamamlamanız için insanüstü bir hız vermeyecek. Ayrıca, dikkatiniz dağılmadan görevleriniz üzerinde çalışırken zamanınızı alırken herkesi transa sokmaz - bu O tür bir matris değildir! Bununla ilgili harika olan şey, herkes için işe yarayabilmesidir, ancak sizin için çalıştığından emin olmak için geliştirmeniz gereken bazı tavırlar ve beceriler vardır.

Matrisin kendisini ve onun 34. Amerika Birleşik Devletleri Başkanı ile bağlantısını açıklayarak başlayacağız. Matrisin faydalarını vurgulayarak ve 'Yapılacaklar' listenizi tamamlamak için matrisi en iyi şekilde nasıl kullanacağınız konusunda size birkaç yardımcı ipucu vererek devam edeceğiz!

Zaman Yönetimi Matrisi Nedir?

Kaynak: Pixabay.com

Zaman yönetimi matrisi genellikle 'Eisenhower Matrix', 'Eisenhower Box' veya 'Eisenhower Karar Matrisi' olarak anılır. Bunun nedeni, Başkan Dwight 'Ike' Eisenhower'ın (1890 - 1969) onu yarattığı ve başkanlığı sırasında kullandığı söylenildiği için. Matrisin yaygınlaştırılmasıyla sıklıkla ilişkilendirilen diğer bir isim Stephen Covey'dir (1932 -2012). Etkinlik ve liderlik konusundaki fikirleriyle başkalarına ilham veren bir eğitimci, yazar ve iş adamıydı. Covey, 'Yüksek Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı' adlı kitabında Eisenhower Matrix'in yararlılığını tartışıyor.

Eisenhower matrisi, dört çeyreğe veya daha küçük karelere bölünmüş bir karedir (ikisi üstte ve ikisi altta). Dört etiket kullanır: Önemli, Önemli Değil, Acil ve Acil Değil. Her kadran için üst üste binen etiketler aşağıdaki düzenlemeyle sonuçlanır.

• Birinci Çeyrek (sol üst) - Önemli ve Acil
• İkinci Çeyrek (sağ üst) - Önemli ama Acil Değil
• Üçüncü Çeyrek (sol alt) - Acil ama Önemli Değil
• Dörtlü Dört (sağ alt) - Acil Değil ve Önemli Değil

Aynı olduklarını düşünerek, 'önemli' ve 'acil' ile neyin kastedildiğini sık sık karıştırırız. Ancak zaman yönetimi matrisi, aralarındaki farkı anlamayı bir zorunluluk haline getirir. Bu iki kelime, matrisi basit bir zaman yönetimi çizelgesi olmanın ötesine taşımaktan ve belirli bir dönemde kapsamak istediğiniz etkinlikleri listelemekten sorumludur.

yavruları hayal ettiğinizde ne anlama geliyor

Önemli: Bu öğeler, belirlenmiş bir hedefe ulaşmanız için çok önemlidir. Kişisel olarak ya da değer verdiğiniz biri için bunları çok önemli görüyorsunuz.

Acil:Bu öğelerin hemen yapılması gerekir, çünkü genellikle onları geciktirmek hayatınızın diğer öğeleri veya alanları üzerinde anında yansımalara neden olur.

En iyi uyan etiket kombinasyonuna göre görevlerinizin her birini bir kadrana ekleyerek matrisi tamamlarsınız. Zaman yönetimi matrisinin, yalnızca yapmanız gereken her şeyi değil, aynı zamanda zamanınızın alaka düzeyi ve talebi ile ilgili olarak bunları nasıl gördüğünüzü de değerlendirmeye zorladığını hemen görebilirsiniz.

Birinci Çeyrek: Önemli ve Acil

Eisenhower Matrix'in bu bölümü, en yüksek önceliğe sahip olduğunuz görevleri barındırır. Bu işler, daha sonra ertelenemeyen ve hemen ilgilenilmesi gereken işlerdir, Buradaki Öğeler, bir müşteri veya patronunuz için hızla yaklaşan bir son tarih içerebilir. Diğerleri şunlar olabilir:

• Tıbbi bir acil durum
• Bir aile krizi
• Bir etkinlik için son dakika hazırlıkları

Bu sorumluluklar, başkalarına devredemeyeceğiniz ve kendinize bakmanız gerekenler olma eğilimindedir. Onları devredebilseniz bile, tamamlanmalarının ayrıntılarını kişisel olarak denetlemeniz gerekecektir.

Görevleriniz konusunda sürekli güncel olduğunuz ve hiçbir zaman acil durumun olmadığı ideal bir dünyada Birinci Çeyrek boş olurdu! Ancak hepimiz bunun asla böyle olmadığını biliyoruz. Dolayısıyla, pratikte Birinci Çeyrek öğeleri bir avuç dolusu kalemden fazla olmamalıdır. Birinci Çeyreği minimumda tutmak, İkinci Çeyrek'teki şeyler üzerinde sürekli çalışarak yapılır. Bunu yaparken, matrisi ayarlamanız ve bir şeyleri değiştirmeniz gerekirse, sizin için daha az stresli olur çünkü her şeyden öncelikli olan bir şey ortaya çıkar.

Kaynak: rawpixel.com

Ayrıca, zaman yönetimi matrisinizin ilk bölümündeki çok fazla öğe, tabağınızda çok fazla şey bulunduğunun veya çiğneyebileceğinizden daha fazlasını ısırdığınızın bir göstergesi olabilir. Birinci Çeyrek girdilerinizin her birini tarafsız bir şekilde gözden geçirmek için bir dakikanızı ayırın. Bazılarının İkinci Çeyrekte veya Üçüncü Çeyrekte olması olasıdır - başlangıçta düşündüğünüz kadar çok önemli veya acil değildir.

Birinci Çeyrek'niz her zaman dolup taşıyorsa, o zaman yapmanız gereken acil ve önemli şeyler dağında sağlığınızın ve akıl sağlığınızın yıpranmamasını sağlamak için sorumluluklarınızdan bazılarını bırakmanız gerekebilir.

İkinci Çeyrek: Önemli Ama Acil Değil

Burada, orta ve uzun vadede önemli olan öğeleri yerleştireceksiniz - her seferinde biraz uğraşmayı seçebileceğiniz şeyler. İkinci Çeyrek gelecek için strateji oluşturma veya planlama söz konusu olduğunda çok yardımcı oluyor. Bu işler, ilginizin adil bir payını hak ediyor (sonuçta, onları neden önemli olarak nitelendiriyorsunuz!) Ancak bunların tamamlanması çok acil bir mesele değil. Nihayetinde, görevlerinizin büyük kısmının İkinci Çeyreğe düşmesini hedefliyorsunuz.

Zaman yönetimi matrisinizin bu bölümü, genel refahınıza - fiziksel, zihinsel ve duygusal sağlığınıza - katkıda bulunan faaliyetler için ayrılabilir. Egzersiz yapmak, tatil zamanı planlamak veya aile ve arkadaşlarla kaliteli zaman geçirmek gibi şeyler. Diğer olası İkinci Çeyrek öğeleri şunları içerir:

• Eğitim Kursları
• Profesyönel geliştirme
• Bir etkinliğe hazırlık
• Haberleri takip etmek
• Planlamaya harcanan zaman

Mümkün olduğunda, sorumlulukları devretmek ve ekip çalışmasından yararlanmak, İkinci Çeyrek öğelerin üstesinden gelmek için çok iyi iki yöntemdir. Bu yüzden de, çok acil olmasalar bile, İkinci Çeyrek faaliyetlerinize zaman ayırmayı bir noktaya getiriyor. Bunları erteleme alışkanlığı kazanırsanız, bu öğelerin Birinci Çeyreğe aktarılması ve sizi strese sokması gibi gerçek bir risk vardır.

Hızlı bir örnek, mesleki gelişiminizi, niteliklerinizi yükseltemediğiniz ve uzmanlık alanınızdaki gelişmeleri takip edemediğiniz için aniden işinizin tehlikede olduğunu anlayıncaya kadar ertelemektir. Hızlandırılmış kurslar, hızlı düzeltmeler ve patronunuzu aslında mesleki gelişimi önemli gördüğünüze ve gelişim için çabalayacağınıza ikna etmek zorunda kalmak sadece stresi artıracaktır.

Üçüncü Çeyrek: Acil Ama Önemli Değil

Üçüncü Çeyrekteki maddeler genellikle Birinci ve İkinci Çeyrekteki işleri tamamlamanıza engel olan dikkat dağıtıcı unsurlar veya kesintiler olarak görülür. Telefonunuzun çalması gibi bir aciliyet duygusuyla açılırlar, ancak önemli değiller. Üçüncü Çeyrek girdileri şunları içerecektir:

711 melek numarası ikiz alev

Kaynak: rawpixel.com

• Bazı toplantılar
• Bazı telefon görüşmeleri
• Bazı E-postalar

Üçüncü Çeyreği doldurmak karmaşık olma eğilimindedir ve neyin önemli, neyin acil olduğu konusundaki anlayışınıza dayanır.

Buraya gidenlere güzel bir örnek, önceki gibi aynı konuları bildiğiniz 3 saatlik üçüncü departman toplantısıdır. Bittiğinde, herkes her zamanki gibi işine dönecek. Toplantıyı önemli görmüyorsunuz ama patronunuz kesinlikle öyle ve bu yüzden orada bulunmanız bir aciliyet meselesi - onu erteleyemezsiniz.

Üçüncü Çeyrek'teki maddeler söz konusu olduğunda, elinizden geldiğince çoğunu delege edin. Verimli ve etkili bir şekilde yapıldığından emin olmak için, yetki verdiğiniz herhangi bir öğenin ilerlemesini yine de kontrol etmeniz gerekebilir. Aksi takdirde, başlangıçta çağrıldığından daha büyük bir aciliyetle size geri dönebilir.

Ayrıca, atadığınız sorumlulukların gerçek bir kişiye ait olması gerekmez. Örneğin, Birinci ve İkinci Çeyreğin önemli meseleleriyle uğraşırken bazı telefon görüşmelerinizi yanıtlamak için sesli postaya güvenebilirsiniz. Daha sonra, bu kadar meşgul olmadığınızda, mesajların üzerinden geçerek ne hakkında olduklarını öğrenebilir ve her biriyle gerektiği gibi ilgilenebilirsiniz, belki de çağrıya cevap vererek.

Dördüncü Çeyrek: Acil Değil ve Önemli Değil

1444 melek sayısı aşk

Eisenhower Matrix'inizin ilk üç çeyreğini özenle doldurursanız, o zaman Dörtlü Çeyreğe düştüğünüz şeylerin sayısı sizi hoş bir şekilde şaşırtabilir! Bu öğeler genellikle ne önemli ne de acil olmayan kötü, verimsiz alışkanlıklardır. Gününüzü karmaşık hale getirme eğilimindedirler ve önemli, acil veya her ikisi de olan görevleri yerine getirme yolunuza çıkmaktan başka bir şey yapmazlar.

Sosyal medya hesaplarınızı sürekli kontrol etmek gibi şeyler ve:

• Saatlerce televizyon izlemek
• İnternette amaçsızca gezinmek
• Dedikoduya odaklanan telefon görüşmeleri

Bu zaman kaybedenler genellikle acil olma kisvesi altında gelir - örneğin telefonunuzda bir mesaj uyarısı, ancak bunlar hiçbir zaman önemli değildir. Bunları zaman yönetimi matrisinizin Dördüncü Çeyreğine yerleştirmek, kendinizi onlardan kurtarmanın ilk adımıdır. Zamanınız diğer üç kadrandaki şeyler için çok daha iyi harcanabilir - bir ölçüde önem veya aciliyet ölçüsü olduğunu düşündüğünüz şeyler.

Elbette rahatlamak ve gevşemek için zaman bulmak her zaman önemlidir ve bazen acil olabilir. Bununla birlikte, rutin olarak önemsiz ve verimsiz arayışlar peşinde koşmak, günlük aktivitelerinizden çıkarmaya çalışmanız gereken türden bir şeydir.

Zaman Yönetimi Matrisinizi Etkili Kullanmak

Düzenli yapın

Ne sıklıkla bir zaman yönetimi matrisi yazmanız gerektiğine dair kesin bir kural yoktur. Bu, koşullarınıza, iş yükünüze ve tamamlamanız gereken görevlerin niteliğine bağlı olacaktır. Bazı kişiler, matrisi haftalık olarak gözden geçirmenin ve güncellemenin kendileri için pratik olduğunu düşünmektedir. Diğerleri günlük olarak üzerinde çalışmayı, gerektiği gibi görevleri silmeyi ve eklemeyi tercih eder. Hangi aralığı seçerseniz seçin, matrisiniz üzerinde çalışmak için belirli bir zaman ayırmayı deneyin çünkü bu, matrisinizin tamamlanmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.

Kaynak: Pixabay.com

Yaz

Planlama söz konusu olduğunda, kalem ve kağıtla veya PC'nizde, tabletinizde veya telefonunuzda bir şeyler yazmak her zaman iyi bir alışkanlıktır. Oluşturduğunuz görsel matris ile birleştiğinde, yazma eylemi, her ikisi de elinizdeki görevleri sıralarken düşünce süreçlerinizi geliştirmenize yardımcı olur. Zaman yönetimi matrisinizi sık sık göreceğiniz bir yerde tutmak iyi bir fikirdir - bilgisayarınızdaki ana ekran veya stratejik olarak yerleştirilmiş bir kağıt basılı kopya iyi çalışır.

Zaman yönetimi matrisi, görevlerinizi tamamlamanıza yardımcı olmaktan daha fazlasını yapmak içindir. Aynı zamanda geri adım atmanız ve yapmak istediğiniz her şeye bakış açınıza biraz bakış açısı getirmeniz için bir yoldur. Matrisi fiziksel olarak yazmak bunu yapmanıza yardımcı olur.

Ayrıntı Ekle

Matrisinize eklediğiniz ayrıntıları, görevlerinizin her birinin üstesinden gelmenin ilk adımı olarak düşünün - bir tür saldırı planı. Her görevi Eisenhower Matrisine yerleştirirken, ifadelerinizi netleştirebilir, notlar ekleyebilir, büyük bir işi daha küçük parçalara bölebilir ve sonra bunlar için ayrı başarı süreleri ekleyebilirsiniz.

1122 sayısı ne anlama geliyor

Esnek ol

Zaman yönetimi matrisiniz değiştirilemez. Belki önemli veya acil olan beklenmedik olaylar her an ortaya çıkabilir ve dikkatlice hazırlanmış planlarınızı programın dışına çıkarabilir. Öğelerin bir çeyrekten diğerine atlayarak yer değiştirdiğini görebilirsiniz.

Örneğin, İkinci Çeyrekte (Önemli ama Acil Değil) son tarihi çok uzak olan bir iş yerleştirmiş olabilirsiniz. Koşullar size hiç katılmamanıza veya istediğiniz kadar katılmamasına yol açıyorsa, son teslim tarihinin birdenbire başınızın üzerinde belirdiğini ve işin bir kısmı hala tamamlanmamış olduğunu görebilirsiniz. Bu, son tarihinin karşılandığından emin olmak için söz konusu işi Birinci Çeyreğe (Önemli ve Acil) yükseltmeniz gerektiği anlamına gelir.

Zaman Yönetimi Matrisini Kullanmanın 6 Faydası

1. Önceliklendirmeyi Öğreniyorsunuz: Önemli olan şeyleri fark etme ve onları çevrenizdeki önemsiz dikkat dağıtıcılardan ayırma yeteneği paha biçilmez bir beceridir. Zaman yönetimi matrisiyle çalışırken, önceliklendirmenin daha sezgisel hale geldiğini göreceksiniz. Yani, elinizdeki görevleri uygunluk ve aciliyet açısından hızlı bir şekilde değerlendirebilir ve ardından yaklaşımınızı bunlara uyacak şekilde uyarlayabilirsiniz.
2. Daha Organize Olursunuz:Eisenhower Matrix, sorumluluklarınızı nasıl yerine getireceğinize bir düzen ekler. Yani, gelişigüzel çalışmak yerine, hangi işlerin önce yapılması gerektiğini ve hangilerinin bir döneme yayılabileceğini bilirsiniz.
3. Bırakmayı Öğrenirsin:Görevlerinizi gerçekleştirmede size rehberlik etmesi için zaman yönetimi matrisinize güvenirken, bırakmayı öğrendiğiniz sadece dikkat dağıtıcı şeyler değildir. Ayrıca ne zaman daha fazla sorumluluk üstlenemeyeceğinizi ve bazı görevlerinizi başkalarına devretme zamanının geldiğini anlamayı da öğrenirsiniz.
4. Öz Disiplini Öğrenirsiniz:Öz disiplin, bilinçli olarak davranışınızın kontrolünü ele geçirmektir. Negatif olanlardan vazgeçtiğiniz için olumlu eylemlere daha fazla odaklanmayı içerir. Bu özellik, matrisin ilk üç faydasından doğal olarak büyür: dikkat dağıtıcı unsurlara öncelik verme, düzenleme ve önleme.
5. Daha Fazlasını Başarırsınız:Daha organize olarak ve zaman kaybı faaliyetlerinden kaçınarak, Yapılacaklar listenizde çok daha hızlı bir şekilde çalışarak, önemli olan şeylere daha fazla zaman harcarsınız. Gününüzdeki bu 16 saat aniden o kadar kısa görünmüyor!
6. Daha Az Stresli Olursunuz:Çoğunlukla, yaşadığımız stresin çoğu, aynı anda yapacak çok şeyimiz olmaktan ve her aktiviteye yeterince zaman ayıramadığımızı hissetmekten kaynaklanır. Zaman yönetimi matrisi ile, görevlerinizi takip etmeye ve son teslim tarihlerini karşılamaya başlarsınız, böylece stresinizin büyük bir kısmını ortadan kaldırırsınız.

Kaynak: rawpixel.com

Bazı kişiler, matris gibi bir zaman yönetimi çalışma sayfasını kendi başlarına özenle uygulayabilir. Ancak diğerleri için, eğitimli bir profesyonelden biraz tavsiye ve rehberlik, onları başlatmak için mükemmel bir katalizördür. Kronik erteleme ile ilgili sorunlar mı yaşıyorsunuz, ısrarla kötü organize oluyor musunuz veya yaşamdaki 'Önemli Değil ve Acil Değil' şeylerinden sürekli olarak dikkatiniz dağılıyor mu? Yardım için ne kadar erken ulaşırsanız, zaman yönetimi matrisinin sizin için yaratabileceği farkı o kadar çabuk görmeye başlayabilirsiniz.

Arkadaşlarınla ​​Paylaş: